controle de cobranças

Ter um bom controle de cobranças é o principal ponto para manter sua escola ativa, com um fluxo de caixa saudável e impedir que sua escola entre no vermelho (Se sua escola está nessa situação clique aqui!). No entanto, dar conta de todos os recebimento de forma eficiente pode ser mais complicado do que parece.

Quando falamos de controle de cobranças nós estamos falando de centenas e até milhares de boletos que precisam ser emitidos, recebidos e, em caso de inadimplência, cobrados. Eu sei que é muito trabalho, mas hoje nós vamos falar de 5 atitudes simples que vão te ajudar a melhorar essa rotina tão importante da sua escola.

1ª atitude para melhorar seu controle de cobranças – Estabeleça processos

Instituições de ensinos são empresas que possuem rotinas tão complexas quanto qualquer outra. Por isso, é importante que existam processos claros para padronizar e tornar possível mensurar a eficiência e as necessidades de melhorias. Lógico que essa deve ser uma preocupação para todas as rotinas de gestão da escola, mas vamos focar no controle financeiro.

Para começar a elaborar e desenhar um processo você pode começar respondendo algumas perguntas, por exemplo: Quais documentos serão necessários para efetivar uma matrícula, gerar um contrato e emitir as cobranças? Quais os meios de pagamentos serão disponibilizados aos clientes da escola? Existirão políticas de desconto? Quando as cobranças serão enviadas (boletos, carnês ou notificações de pagamento via cartão de crédito/débito)? Em caso de atraso, quais serão as ações executadas?

Definir processos é dar um norte para sua equipe e evitar falhas. Pense nisso o quanto antes!

2ª atitude para melhorar seu controle de cobranças – Saiba quanto sua escola deverá receber

A única forma de saber se estamos próximos ou distantes da meta é, antes de tudo, saber qual é essa meta. É fundamental para todo gestor escolar saber quanto deverá entrar no caixa da escola dentro de determinado período.

Como funcionam os recebimentos na sua escola? São feitos pagamentos mensais, apenas à vista? Seja qual for a periodicidade é obrigatório, para um bom controle de cobranças, saber exatamente qual o valor esperado no período.

Para que esse dados seja confiável é importante manter atualizada a lista de alunos cadastrados e qual o valor pago por cada um dos seus alunos. Esse controle pode ser feito através de planilhas ou, é claro, através de sistemas de gestão escolar (Ainda não conhece o Sistema Edux? Clique aqui e revolucione seu controle de cobranças).

3ª atitude para melhorar seu controle de cobranças – Olho nas datas de vencimento

O segredo para manter seus clientes pagando em dia é prevenir a inadimplência e, se isso não for suficiente, colocar em prática medidas para reaver os valores em atraso. Nós produzimos aqui no Sistema Edux um Guia rápido de redução da inadimplência escolar que você pode baixar de graça e saber melhor sobre cada uma dessas medidas.

Mas poucas dessas medidas vão funcionar se você não fizer um acompanhamento preciso das datas de vencimento de cada uma das cobranças. A partir dessa informação é possível adotar campanhas de prevenção específicas para cada grupo de clientes e realizar abordagens mais precisas e planejadas para cobrar pessoas em atraso.

Por hoje é só pessoal! Agora é hora de colocar essas atitudes em prática e parar de sofrer para ter um bom controle de cobranças na escola. Gostou do artigo ou tem alguma dúvida? É só falar nos comentários!

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